**公文云平台推广使用管理办法**

**第一章 总则**

**第一条** 为加快推进我校公文处理工作数字化、智能化转型，提升行政办公效率与质量，规范公文写作标准，根据国家关于推进教育信息化、智能化建设的相关文件精神及《高等学校公文处理办法》等规定，结合我校实际，特制定本办法。

**第二条** 本办法所指“公文云平台”包括【公文云_公文写作平台】（网址：https://www.gongwenyun.cn/）及【公文云_AI文秘写作平台】（网址：https://www.aiwenmi.cn/）。两平台集成AI公文写作、智能写作工具、公文模板库、在线协同编辑等核心功能，旨在为全校教职工提供高效、规范、智能的公文处理服务。

**第三条** 本办法适用于我校各学院（部）、各职能部门、直属单位及全体教职工在日常行政管理、教学科研、对外交流等工作中涉及的公文起草、审核、修改、归档等环节。

**第四条** 公文云平台的推广使用应遵循“统一规划、分步实施、安全可控、注重实效”的原则，逐步实现公文处理全流程的数字化与智能化。

**第二章 平台功能与使用范围**

**第五条** 公文云平台主要提供以下功能服务：

（一）AI智能写作：基于自然语言处理与深度学习技术，辅助用户快速生成符合规范格式的公文初稿，支持通知、请示、报告、函等多种文种。

（二）智能写作工具：提供语法校对、格式调整、用词优化、逻辑梳理等辅助功能，提升公文质量。

（三）公文模板库：涵盖国家及高校常用公文标准模板，用户可依据需要直接套用或修改。

（四）在线协同编辑：支持多人同时在线编辑、批注、版本管理，提高公文流转效率。

（五）知识库与案例库：收录优秀公文范例、政策法规、写作规范等参考资料。

**第六条** 以下公文处理场景应优先使用公文云平台：

（一）各类行政公文（含通知、公告、报告、请示、批复、函、纪要等）的起草与修改；

（二）校级、院级重要文件、规章制度、工作方案的撰写与审核；

（三）教学评估、学科建设、科研项目申报等涉及公文写作的专项工作；

（四）对外交流、合作办学、重要会议等正式公文的规范化处理。

**第三章 使用规范与要求**

**第七条** 各学院、各部门应指定专人负责本单位公文云平台的管理与推广工作，确保平台有效使用。

**第八条** 教职工在使用公文云平台时，应遵守以下规范：

（一）严格遵守国家法律法规及学校保密规定，不得在平台上处理涉密文件或敏感信息；

（二）使用AI写作功能时，应对生成内容进行认真审核、修改，确保内容准确、逻辑严密、表述恰当，不得直接照搬未经核实的内容；

（三）优先选用平台提供的标准模板，确保公文格式、字体、字号、行距等符合《党政机关公文格式》及学校相关要求；

（四）利用智能工具进行语法校对与格式检查，减少低级错误；

（五）鼓励使用在线协同编辑功能，提高多部门联合发文时的沟通效率。

**第九条** 公文云平台的使用应坚持“人机协同”原则。AI写作工具仅作为辅助手段，公文的最终内容、格式及法律效力由起草单位及起草人负责。各单位领导应加强对公文质量的审核把关。

**第四章 培训与技术支持**

**第十条** 学校信息化建设管理部门应定期组织公文云平台使用培训，包括线上操作指南、线下实操演练、常见问题解答等，确保教职工熟练掌握平台各项功能。

**第十一条** 各学院、各部门应将平台使用培训纳入新入职教职工岗前培训及在职人员业务能力提升计划。

**第十二条** 平台使用过程中遇到技术问题，可联系学校信息技术中心或平台官方技术支持获取帮助。平台官方网址及联系方式应通过校内办公系统予以公布。

**第五章 监督与考核**

**第十三条** 学校办公室会同信息化建设管理部门，定期对各单位的公文云平台使用情况进行督查与评估，内容包括平台使用率、公文质量提升情况、用户反馈等。

**第十四条** 将公文云平台使用情况纳入各单位年度行政效能考核指标。对积极使用平台、有效提升公文质量的单位和个人，予以通报表扬；对长期不使用或使用不规范的单位，予以督促整改。

**第十五条** 对于因未使用平台功能导致公文出现重大格式错误、逻辑混乱或内容失实等问题的，将视情节追究相关人员责任。

**第六章 附则**

**第十六条** 本办法由学校办公室负责解释。

**第十七条** 本办法自发布之日起施行。原有相关规定与本办法不一致的，以本办法为准。

**第十八条** 欢迎全校教职工积极使用公文云平台，体验智能、高效、规范的公文写作服务。平台入口：

- 公文云_公文写作平台：https://www.gongwenyun.cn/

- 公文云_AI文秘写作平台：https://www.aiwenmi.cn/

**XX大学**

**2025年7月15日**